Personvernerklæring jobbsøkere

 

Veno Optimal AS tar personvern på alvor og er bevisst sitt ansvar når det gjelder varsom behandling av personopplysninger. Med personopplysninger menes informasjon som kan direkte eller indirekte knyttes til deg som fysisk person. Bedriftsinformasjon som ikke knytter seg til en fysisk person regnes ikke som personopplysninger.

Denne erklæringen forsøker å beskrive hvordan vi forholder oss til personvern.

 

 

Kontaktopplysninger

 

Behandlingsansvarlig

 

Navn: Veno Optimal AS

 

Organisasjonsnummer: 913 278 577

 

Adresse: Kokstaddalen 6, 5357 Kokstad

 

 

For spørsmål knyttet til personvern til Veno Optimal AS kan du henvende deg til:

 

E-post: post@v1o.no

 

 

Hvem sine personopplysninger behandler vi?

 

Veno Optimal AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger om følgende kategorier av registrerte:

 

  • Ansatte hos Veno Optimal AS
  • Jobbsøkere til stillinger hos Veno Optimal AS
  • Kontaktpersoner hos Kunder av Veno Optimal AS
  • Kontaktpersoner hos Underleverandører av Veno Optimal AS
  • Personer som henvender seg til Veno Optimal AS gjennom kontaktskjema på selskapets hjemmeside

 

I tillegg til dette opptrer Veno Optimal AS som databehandler for behandlingsansvarlige Kunder gjennom regnskaps-, lønns- og konsulentoppdrag. Hvordan Veno Optimal AS som leverandør av tjenester behandler og forvalter personopplysninger på vegne av våre kunder reguleres gjennom Databehandleravtale. Databehandleravtalen er et vedlegg til Oppdragsavtalen som regulerer forholdet mellom oss som leverandør og hver enkelt av våre regnskapskunder.

 

Målgruppen for denne personvernerklæringen er jobbsøkere. Hvordan vi forholder oss til behandling av personopplysninger til våre ansatte er beskrevet i vår interne personvernerklæring, mens hvordan vi behandler personopplysninger til de resterende kategoriene av registrerte er beskrevet i vår generelle eksterne personvernerklæring.

 

 

Hvilken type personopplysninger behandler vi?

 

Vi behandler kun personopplysninger om deg som er nødvendige for å kunne håndtere din søknad i en rekrutteringsprosess.

 

Slik informasjon inkluderer:

 

  • Grunnleggende personlig informasjon (navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer og fødselsdato)
  • Informasjon inkludert i din jobbsøknad, CV eller eventuelle vedlegg (utdanningsbakgrunn, arbeidserfaring, kvalifikasjoner, sertifiseringer, språkkunnskaper og referanser)
  • Informasjon som er samlet inn i forbindelse med rekrutteringsprosessen (notater vedrørende søknaden din, notater fra intervju, notater vedrørende referansesjekk og informasjon om fremdrift i prosessen).

 

 

Hvordan innhenter vi personopplysningene?

 

Vi innhenter først og fremst personopplysninger om deg som du frivillig deler med oss i forbindelse med en rekrutteringsprosess. Vi kan også innhente personopplysninger fra andre kilder, som offentlige databaser og registre, eller sosiale medier, i den grad loven tillater det.

 

 

Hvorfor, og på hvilket grunnlag behandler vi disse personopplysningene?

 

Formålet med behandlingen av personopplysningene om våre jobbsøkere er å kunne behandle jobbsøknadene, gjennomføre intervjuer, informere søkere om fremdrift og gjennomføre rekrutteringsprosessen.

 

Vi behandler disse personopplysningene på grunnlag av at det er nødvendig for å ivareta legitime interesser. På den ene siden er det essensielt for selskapet å behandle disse personopplysningene for å foreta et informert valg om nyansettelse. På den andre siden innhenter vi ikke sensitive personopplysninger, personopplysningene analyseres ikke til å avdekke ukjente sammenhenger eller forutse atferd, interesser eller preferanser, de offentligjøres ikke, og den registrerte avgir opplysningene frivillig i en rekrutteringsprosess. I og med at Veno Optimal AS oppnår en svært viktig fordel ved å ansette riktig person, og har iverksatt tiltak for å minimere eventuelle personvernkonsekvenser (se punktet Sikkerhet), anses selskapets berettigede interesse til å veie tyngre enn jobbsøkerens personvern i dette tilfelle.

 

 

Hvem utleveres de til?

 

Vi kan gi personopplysninger videre til tredje parter dersom loven krever det eller etter anmodning av myndighetene.

 

Videre kan vi utlevere opplysninger til våre samarbeidspartnerere som vi bruker som underleverandører av tekniske løsninger. I de tilfeller der Veno Optimal AS deler personopplysninger med tredjeparter reguleres dette gjennom egne databehandleravtaler. I ethvert tilfelle deler Veno Optimal AS kun de personopplysningene som er nødvendige i forbindelse med rekrutteringsprosessen, og kun med de aktuelle underleverandører som leverer løsninger som understøtter den gitte aktiviteten som utføres som en del av rekrutteringsprosessen.

 

En oversikt over tredjeparter det kan være aktuelt å utlevere personopplysninger til:

 

 

Underleverandør IT-system Kontaktinformasjon
Jotta AS

(org.nr. 992 603 615)

Jottacloud.com (skylagring) E-post: support@jottacloud.com
Domeneshop AS

(org.nr. 976 769 678)

Domeneshop

(e-post tjenester)

E-post: kundeservice@domeneshop.no
Proton Technologies AG

(UID: CHE-354.686.492)

ProtonMail

(e-post tjenester)

E-post: contact@protonmail.com

 

 

 

 

Hvor lagres de?

 

Personopplysningene vi behandler lagres på servere til underleverandørene vi bruker. Alle med unntak av en av våre underleverandører befinner seg innenfor EU/EØS-området. Overføringer til vårt sveitsiske underleverandør Proton Technologies AG er basert på grunnlag av en beslutning om land med tilstrekkelig beskyttelsesnivå, jf. artikkel 45 i personvernforordningen.

 

 

Når slettes de?

 

Vi vil oppbevare personopplysningene dine så lenge restaureringsprosessen pågår. Etter avsluttet rekrutteringsprosess vil vi slette personopplysningene dine innen 12 måneder.

 

 

Dine rettigheter

 

Du har en rekke lovfestede rettigheter når det gjelder innsamling og bruk av dine personopplysninger. Kontakt oss dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter, som omfatter følgende:

 

  1. Rett til innsyn

 

Du har rett til å vite hvilke konkrete personopplysninger vi har lagret om akkurat deg.

 

  1. Rett til retting

 

Du har rett til å kreve retting av personopplysningene dine dersom du oppdager at personopplysningene som vi behandler ikke er riktige.

 

  1. Rett til sletting

 

Du har rett til å kreve at vi sletter personopplysningene vi har lagret om deg.

 

  1. Rett til begrensing

 

Du har rett til å be om at måten vi bruker personopplysningene dine på, begrenses.

 

  1. Rett til å protestere

 

Du har rett til å protestere mot at vi bruker personopplysningene dine. Likevel gjelder ikke retten dersom vi er lovpålagt å behandle personopplysningene dine.

 

  1. Rett til dataportabilitet

 

Du har rett til å få utlevert personopplysningene vi har lagret om deg.

 

  1. Rett til informasjon

 

Du har rett til å vite hvilke personopplysninger vi innhenter, og hvordan de behandles. Dette dokumentet er ment til å gi deg en kortfattet oversikt over hvordan Veno Optimal AS forholder seg til personvern og hvordan vi behandler dine personopplysninger.

 

  1. Rett til å klage

 

Du har rett til å klage dersom du mener av vi ikke ivaretar dine rettigheter.

 

Mer utfyllende informasjon om rettigheter du har etter personvernregelverket finner du her: Dine rettigheter | Datatilsynet.

 

 

 

 

 

Sikkerhet

 

Veno Optimal AS har iverksatt nødvendige sikkerhetstiltak for å sørge for at personopplysninger beskyttes mot tap, misbruk, ødeleggelse og uautorisert utlevering og tilgang. Disse inkluderer fysiske tiltak som innelåste servere, elektroniske tiltak som passord-beskyttede PCer og innebygd personvern i systemer vi bruker, og administrative tiltak som rutiner for håndtering av personopplysninger. Dersom det til tross for forebyggende tiltak skulle oppstå et sikkerhetsbrudd, vil du bli informert i henhold til gjeldende lover.

 

 

Automatiserte avgjørelser

 

Veno Optimal AS bruker ikke noe form for automatiske avgjørelser i sitt arbeid. Alle avgjørelser baseres på manuell behandling.