Personvernerklæring generell

 

 

Veno Optimal AS tar personvern på alvor og er bevisst sitt ansvar når det gjelder varsom behandling av personopplysninger. Med personopplysninger menes informasjon som kan direkte eller indirekte knyttes til deg som fysisk person. Bedriftsinformasjon som ikke knytter seg til en fysisk person regnes ikke som personopplysninger.

Denne erklæringen forsøker å beskrive hvordan vi forholder oss til personvern.

 

 

Kontaktopplysninger

 

Behandlingsansvarlig

 

Navn: Veno Optimal AS

 

Organisasjonsnummer: 913 278 577

 

Adresse: Kokstaddalen 6, 5357 Kokstad

 

 

For spørsmål knyttet til personvern til Veno Optimal AS kan du henvende deg til:

 

E-post: post@v1o.no

 

 

Hvem sine personopplysninger behandler vi?

 

Veno Optimal AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger om følgende kategorier av registrerte:

 

  • Ansatte hos Veno Optimal AS
  • Jobbsøkere til stillinger hos Veno Optimal AS
  • Kontaktpersoner hos Kunder av Veno Optimal AS
  • Kontaktpersoner hos Underleverandører av Veno Optimal AS
  • Personer som henvender seg til Veno Optimal AS gjennom kontaktskjema på selskapets hjemmeside

 

I tillegg til dette opptrer Veno Optimal AS som databehandler for behandlingsansvarlige Kunder gjennom regnskaps-, lønns- og konsulentoppdrag. Hvordan Veno Optimal AS som leverandør av tjenester behandler og forvalter personopplysninger på vegne av våre kunder reguleres gjennom Databehandleravtale. Databehandleravtalen er et vedlegg til Oppdragsavtalen som regulerer forholdet mellom oss som leverandør og hver enkelt av våre regnskapskunder.

 

Målgruppen for denne personvernerklæringen er de eksterne kategoriene av registrerte, med unntak av jobbsøkere (kategoriene 3-5). Hvordan vi forholder oss til behandling av personopplysninger om jobbsøkere er beskrevet i personvernerklæring jobbsøkere, mens hvordan vi behandler personopplysninger om våre ansatte er beskrevet i vår interne personvernerklæring.

 

 

Hvilken type personopplysninger behandler vi?

 

  • Grunnleggende personlig informasjon (for- og etternavn, e-postadresse og telefonnummer)
  • Informasjon inkludert i din henvendelse / ditt svar på vår henvendelse (selve innholdet i kommunikasjonen, utfyllende informasjon som stillingsbetegnelse og firmanavn, eventuelle vedlegg du laster opp)
  • Informasjon som er samlet inn i forbindelse med behandling av henvendelsen (notater vedrørende henvendelsen eller kunde-/leverandørforholdet og andre dokumenter og vedlegg innhentet/produsert i forbindelse med behandlingen av saken)

 

 

 

Hvordan innhenter vi personopplysningene?

 

Vi innhenter først og fremst personopplysninger fra deg eller andre personer tilknyttet kunde- eller leverandørforholdet du representerer. Vi kan også innhente personopplysninger fra andre kilder, som offentlige databaser og registre, eller sosiale medier, i den grad loven tillater det.

 

 

Hvorfor, og på hvilket grunnlag behandler vi disse personopplysningene?

 

Formålet med behandlingen av personopplysningene om kontaktpersoner for våre kunder og leverandører, samt personer som tar kontakt med oss via kontaktskjema på vår hjemmeside er å kunne kontakte relevante personer i forbindelse med saker gjeldende våre kunde- eller leverandørforhold og nye potensielle kunder, samt å kunne håndtere henvendelser og avtaler med våre kunder og leverandører på best mulig måte.

 

Personopplysningene til kontaktpersoner for våre kunder og leverandører behandler vi på grunnlaget av at det er nødvendig for å kunne oppfylle vår avtale med den enkelte kunde/leverandør.

 

For personer som henvender seg til oss via kontaktskjema på selskapets hjemmeside behandler vi personopplysningene på grunnlag av at det er nødvendig for å ivareta legitime interesser. På den ene siden er det essensielt for selskapet å behandle disse personopplysningene for å kunne behandle henvendelsen på best mulig måte. På den andre siden innhenter vi ikke sensitive personopplysninger, personopplysningene analyseres ikke til å avdekke ukjente sammenhenger eller forutse atferd, interesser eller preferanser, de offentligjøres ikke, og den registrerte avgir opplysningene frivillig ved henvendelse til oss. I og med at Veno Optimal AS oppnår en svært viktig fordel ved å identifisere hvem som henvender seg til selskapet for å kunne bedømme hvordan vi best kan imøtekomme forespørselen, og har iverksatt tiltak for å minimere eventuelle personvernkonsekvenser (se punktet Sikkerhet), anses selskapets berettigede interesse til å veie tyngre enn den enkeltes personvern i dette tilfelle.

 

 

Hvem utleveres de til?

 

Vi kan gi personopplysninger videre til tredje parter dersom loven krever det eller etter anmodning av myndighetene.

 

Videre kan vi utlevere opplysninger til våre samarbeidspartnerere som vi bruker som underleverandører av tekniske løsninger. I de tilfeller der Veno Optimal AS deler personopplysninger med tredjeparter reguleres dette gjennom egne databehandleravtaler. I ethvert tilfelle deler Veno Optimal AS kun de personopplysningene som er nødvendige i forbindelse med aktiviteten som utføres, og kun med de aktuelle underleverandører som leverer løsninger som understøtter den gitte aktiviteten som utføres.

 

En oversikt over tredjeparter det kan være aktuelt å utlevere personopplysninger til:

 

 

Underleverandør IT-system Kontaktinformasjon
Jotta AS

(org.nr. 992 603 615)

Jottacloud.com (skylagring) E-post: support@jottacloud.com
Domeneshop AS

(org.nr. 976 769 678)

Domeneshop

(e-post tjenester)

E-post: kundeservice@domeneshop.no
Proton Technologies AG

(UID: CHE-354.686.492)

ProtonMail

(e-post tjenester)

E-post: contact@protonmail.com

 

Hvor lagres de?

 

Personopplysningene vi behandler lagres på servere til underleverandørene vi bruker. Alle med unntak av en av våre underleverandører befinner seg innenfor EU/EØS-området. Overføringer til vårt sveitsiske underleverandør Proton Technologies AG er basert på grunnlag av en beslutning om land med tilstrekkelig beskyttelsesnivå, jf. artikkel 45 i personvernforordningen.

 

 

Når slettes de?

 

Vi vil lagre personopplysningene dine så lenge vårt kunde-eller leverandørforhold vedvarer. I den grad personopplysningene dine danner en del av kundens oppdragsdokumentasjon, må vi oppbevare dem i 5 år etter avsluttet kundeforhold for å forsvare oss mot rettskrav og oppfylle lovpålagt oppbevaringsplikt. Henvendelser vi mottar på e-post og via vår hjemmeside slettes ikke automatisk, da det er viktig å kjenne til historikken i våre kunde- og leverandørforhold. Vi sletter da selvfølgelig henvendelsene dine på forespørsel.

 

 

Dine rettigheter

 

Du har en rekke lovfestede rettigheter når det gjelder innsamling og bruk av dine personopplysninger. Kontakt oss dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter, som omfatter følgende:

 

  1. Rett til innsyn

 

Du har rett til å vite hvilke konkrete personopplysninger vi har lagret om akkurat deg.

 

  1. Rett til retting

 

Du har rett til å kreve retting av personopplysningene dine dersom du oppdager at personopplysningene som vi behandler ikke er riktige.

 

  1. Rett til sletting

 

Du har rett til å kreve at vi sletter personopplysningene vi har lagret om deg. Vær obs på at regnskapsopplysninger ikke kan slettes på grunn av lovkrav.

 

  1. Rett til begrensing

 

Du har rett til å be om at måten vi bruker personopplysningene dine på, begrenses.

 

  1. Rett til å protestere

 

Du har rett til å protestere mot at vi bruker personopplysningene dine. Likevel gjelder ikke retten dersom vi er lovpålagt å behandle personopplysningene dine eller behandlingen er nødvendig for å utføre avtalen du har inngått med oss.

 

  1. Rett til dataportabilitet

 

Du har rett til å få utlevert personopplysningene vi har lagret om deg.

 

  1. Rett til informasjon

 

Du har rett til å vite hvilke personopplysninger vi innhenter, og hvordan de behandles. Dette dokumentet er ment til å gi deg en kortfattet oversikt over hvordan Veno Optimal AS forholder seg til personvern og hvordan vi behandler dine personopplysninger.

 

  1. Rett til å klage

 

Du har rett til å klage dersom du mener av vi ikke ivaretar dine rettigheter.

 

 

 

Mer utfyllende informasjon om rettigheter du har etter personvernregelverket finner du her: Dine rettigheter | Datatilsynet.

 

 

Sikkerhet

 

Veno Optimal AS har iverksatt nødvendige sikkerhetstiltak for å sørge for at personopplysninger beskyttes mot tap, misbruk, ødeleggelse og uautorisert utlevering og tilgang. Disse inkluderer fysiske tiltak som innelåste servere, elektroniske tiltak som passord-beskyttede PCer og innebygd personvern i systemer vi bruker, og administrative tiltak som rutiner for håndtering av personopplysninger. Dersom det til tross for forebyggende tiltak skulle oppstå et sikkerhetsbrudd, vil du bli informert i henhold til gjeldende lover.

 

 

Automatiserte avgjørelser

 

Veno Optimal AS bruker ikke noe form for automatiske avgjørelser i sitt arbeid. Alle avgjørelser baseres på manuell behandling.